Come faccio a scegliere il miglior sistema di gestione stipendi?
La scelta del giusto sistema di gestione stipendi per la tua attività è un po 'più complicata di quanto molte persone realizzino.A seconda di dove si basa la tua azienda, è necessario rispettare le normative governative specifiche che si riferiscono alla tenuta dei registri, nonché alla gestione del calcolo dei salari e alla ritenuta alla fonte delle tasse in un modo in conformità con tali regolamenti.Ci sono anche altre funzionalità che potresti trovare utili con il tuo sistema di gestione stipendi e il livello di servizio e supporto che fornisce ai tuoi dipendenti.
La dimensione della tua attività è spesso un fattore chiave quando si tratta di scegliere il miglior sistema di gestione stipendi.Oggi, ci sono pacchetti software open source progettati specificamente per l'uso da aziende più piccole, con alcuni di questi pacchetti tra cui il software di base sui salari.Pacchetti come questi sono ideali per qualcuno che impiega solo poche persone e ha bisogno di un aiuto di base nel calcolo della retribuzione di base, degli straordinari e di tenere il passo con i giorni personali, malati e vacanze con relativa facilità.La maggior parte di questi pacchetti open source può anche interfacciarsi con le agenzie di entrate a livello nazionale e statale, rendendo facile tenere il passo con eventuali modifiche fiscali che incidono sulla ritenuta alla fonte o il calcolo delle imposte aziendali.
Per le situazioni in cui un sistema di gestione dei salari dovrebbe fornire più delle basi, è una buona idea determinare quali funzionalità aggiuntive sarebbero utili.Ad esempio, potresti desiderare un sistema di gestione stipendi che abbia la capacità di stampare assegni sui salari o eventualmente anche gestire l'opzione di deposito diretto, se offri quel servizio ai tuoi dipendenti.Un altro vantaggio di un sistema più avanzato è la capacità di preparare automaticamente i moduli di entrate su base mensile che può essere stampata e spedita alle agenzie di entrate statali e nazionali.Un sistema di gestione stipendi di questo tipo può ridurre al minimo il numero di ore necessarie per gestire queste funzioni, consentendo di deviare tali risorse ad altri aspetti del business.
Si desidera un sistema di gestione stipendi di base o più completo, ci sono alcuni aspetti fondamentali che devono essere sempre considerati.Uno di questi aspetti è la sicurezza.Il sistema deve essere fornito con protocolli che consentono di limitare l'accesso ai dati sui salari.Alcuni sistemi prendono quello che è noto come approccio alla caffetteria, in quanto a ciascun utente autorizzato vengono concessi diritti di accesso specifici a particolari informazioni contenute nel database dei salari, ma non ad altri tipi di dati trovati nel sistema.Insieme alla sicurezza quotidiana, le migliori soluzioni di sistema di gestione stipendi avranno anche opzioni di recupero dei dati disponibili, che possono tornare utili in caso di disastro o corruzione al database principale.
Le migliori opzioni del sistema di gestione stipendi saranno anche in qualche modo flessibili, in quanto è facilmente gestita l'aggiunta di dipendenti o il riorganizzazione dei dipendenti esistenti in nuovi gruppi dipartimentali.Se è probabile che un determinato sistema sia superato in un anno o due, probabilmente non vale il tuo tempo o denaro.Vai con qualcosa che puoi usare a lungo termine, anche se la tua attività cresce a passi da gigante.
Tieni presente che puoi sempre scegliere di esternalizzare il libro paga, che elimina la necessità di mantenere un sistema di gestione stipendi in casa.Se questa è un'opzione praticabile, assicurarsi che il servizio prepara tutti i moduli necessari, aggiorna regolarmente le sue formule per riflettere le attuali leggi fiscali e trattenute ed è in grado di consentire di accedere ai tuoi record di gestione stipendi ogni volta che ne hai bisogno.Oggi ci sono molti partner che forniscono questo tipo di servizio a tariffe che anche le aziende più piccole troveranno attraenti.