Come faccio a scegliere il miglior sistema di ordini di acquisto?

Un sistema di ordini di acquisto è la sequenza dei passaggi che un individuo deve seguire per richiedere l'acquisizione di beni e servizi per l'uso dell'azienda.Questi sistemi forniscono una pista di audit per il monitoraggio del movimento delle risorse finanziarie dell'azienda.Esistono più sistemi nell'ambiente aziendale per i sistemi.La maggior parte di essi si concentra sul sistema di documenti contabili e interni di un'azienda.La selezione del miglior sistema di ordini di acquisto richiede di considerare una serie di fattori relativi ai sistemi aziendali di un'azienda.

I proprietari e i manager delle imprese dovrebbero decidere se desiderano utilizzare un sistema di ordini di acquisto manuale o automatizzato.I sistemi manuali includono comunemente l'uso di un notebook cartaceo che contiene ordini di acquisto numerati in sequenza.Un dipendente compilerà il modulo, che in genere richiede fornitore, prezzo, quantità, descrizione e codice contabile, prima di inviarlo per l'approvazione.Questi documenti di solito includono una copia carbone mantenuta in archivio.Un sistema automatizzato funziona in modo simile, tranne che i dipendenti utilizzerà il business o il software di contabilità dell'azienda e compila un documento di ordine di acquisto elettronico.

Il numero di ordini di acquisto che una società genererà attraverso le sue normali operazioni svolgerà un ruolo importante quando si seleziona un ordine di acquistosistema.L'uso di un sistema manuale può diventare noioso e provocare documenti smarriti, causando la ricreazione dei dipendenti.Inoltre, le società devono in genere archiviare questi documenti per diversi anni, a seconda delle leggi federali o statali applicabili.Un sistema di ordini di acquisto automatizzato può alleviare alcuni di questi problemi, sebbene l'apprendimento e l'utilizzo della versione computerizzata possano richiedere più formazione.

Altri fattori da considerare quando si seleziona un sistema di ordini di acquisto sono il numero di dipendenti che utilizzano gli ordini di acquisto e la posizione della societàufficio di acquisto.Consentire a più dipendenti di accedere e creare ordini di acquisto può richiedere alle aziende di disporre di più documenti cartacei o più nomi utente per accedere al modulo di ordine di acquisto.Le grandi organizzazioni avranno spesso un reparto acquisti o un responsabile degli appalti per gestire l'ordine di acquisto quando si effettuano gli ordini.Avere più persone che trasformano gli ordini di acquisto può creare un trabocco di informazioni nel reparto acquisti.Potrebbe essere necessario limitare le aziende nel sistema degli ordini di acquisto per evitare questo problema. Le aziende dovranno anche considerare come gli ordini di acquisto fluiscono nel dipartimento contabile.Le persone nel dipartimento contabile devono essere in grado di accedere facilmente al sistema al fine di rivedere gli ordini di acquisto prima di pagare le bollette.I revisori dovranno inoltre accedere per determinare come le informazioni fluiscono attraverso l'azienda.L'incapacità di tenere traccia dell'ordine di acquisto attraverso ogni fase del sistema può comportare alterazioni del documento che comprometteranno una parte significativa del processo di gestione della cassa dell'azienda.