Come posso creare una politica di conservazione e -mail?

Per creare una politica di conservazione e -mail, devi prima indicare il motivo per cui stai scrivendo la politica mdash;Per soddisfare i requisiti legali, conservare la prova dei documenti aziendali o garantire che informazioni importanti non si perdano.Il documento dovrebbe anche spiegare quali dipendenti influenzano la politica e quali tipi di e -mail sono inclusi.Devi anche decidere quanto tempo devono essere mantenute le e -mail;Potresti essere legalmente tenuto a conservare determinate e -mail per un periodo di tempo specifico.L'assegnazione di un dipendente per essere responsabile del monitoraggio della politica può aiutare a garantire che la politica sia adeguatamente applicata.

Una politica di fidelizzazione e -mail è una procedura scritta su come un'azienda desidera che i propri dipendenti gestiscano le comunicazioni e -mail.Le politiche di conservazione e -mail in genere indicano quali e -mail i dipendenti dovrebbero conservare, per quanto tempo e come archiviare le e -mail.In molte giurisdizioni, ci sono requisiti legali per quanto tempo le comunicazioni aziendali mdash;tra cui e -mail e mdash;Deve essere mantenuto, quindi è importante avere una chiara politica di conservazione e -mail.

Quando si scrive la politica, spiega quali dipendenti dell'azienda copre la politica di conservazione e -mail.A seconda dello scopo di attuare la politica in primo luogo, potrebbe non applicarsi a tutti nella tua organizzazione.Ad esempio, i dipendenti del magazzino che non si occupano di corrispondenza elettronica potrebbero non essere tenuti a rispettare la politica.I rappresentanti del servizio clienti, dall'altro, potrebbero essere tenuti a mantenere la maggior parte delle loro e -mail.

Descrivere quali tipi di corrispondenza e -mail rientrano nella governance della politica di conservazione e -mail.Ad esempio, alcune aziende scrivono politiche di conservazione e -mail che riguardano e -mail che trattano questioni amministrative, fiscali, generali ed effimere.La politica della tua azienda potrebbe gestire specificamente le e -mail che trattano questioni che dispongono di requisiti legali.Qualunque e -mail tu scelga di essere coperte dalla politica, assicurati di essere chiaro e conciso sull'argomento.

La politica dovrebbe anche descrivere quanto tempo dovrebbero essere mantenute le e -mail e come i dipendenti dovrebbero conservare le e -mail.Per la conformità record, potresti essere legalmente obbligato a trattenere la corrispondenza del cliente per un periodo di cinque anni.Oltre ad essere archiviato in un archivio e -mail sul tuo server, la legge potrebbe anche richiedere di stampare l'e -mail e di conservare la copia cartacea nel file dei clienti.Qualunque sia la procedura per conservare questi record, assicurati di spiegarlo in dettaglio quando si scrive la politica di conservazione e -mail.

Una buona politica di conservazione e -mail dovrebbe includere il dipartimento o il titolo del dipendente responsabile del monitoraggio dei requisiti.La tua azienda potrebbe avere un dipartimento di conformità o un dipendente responsabile di assicurarsi che i processi dell'azienda siano conformi alla legge.Questa può essere la persona naturale che ha incaricato di monitorare e applicare la politica di conservazione e -mail.Dichiarare chiaramente chi è responsabile della gestione della politica in modo che i dipendenti sappiano a chi rivolgersi se hanno domande o problemi.

Dopo aver creato la politica, uno dei passaggi più importanti è quello di diffonderla.Una politica non può essere rispettata se i dipendenti che devono implementarla non sanno che esiste.Potresti voler tenere una sessione di incontri o di formazione anche per i dipendenti interessati.Ciò garantisce che ricevano le informazioni di cui hanno bisogno per aderire alla politica di conservazione e -mail.