Come si scrive un rapporto di analisi GAP?

Sviluppare una comprensione dello scopo di un rapporto di analisi GAP in genere è il primo passo nello scrivere un documento utile.Un rapporto sull'analisi del divario esamina il divario tra lo stato attuale di un'azienda e i suoi obiettivi.Queste informazioni possono aiutare un'organizzazione a delineare un piano per raggiungere gli obiettivi.Il rapporto sull'analisi GAP esamina anche la storia dell'entità per determinare come ha raggiunto il suo stato attuale.Ciò può aiutare i pianificatori a determinare quali metodi sono più desiderabili per apportare miglioramenti.

L'obiettivo principale di una scrittura di un rapporto di analisi del gap di solito è dimostrare una comprensione dell'impatto di ciascun elemento nell'organizzazione.Questo è un modo efficace per trovare individui, dipartimenti e attività che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.Sebbene possa essere utile osservare quanto bene un elemento dell'organizzazione funzioni in sé, lo scopo generale è determinare come ciascuno di questi pezzi influisce sull'intera operazione.

Nella maggior parte dei casi, un rapporto di analisi del gap viene compilato da un team.Ciò è parzialmente dovuto al volume di lavoro necessario per fare un'analisi approfondita.È anche un buon modo per garantire che il rapporto non rifletta il punto di vista di un individuo.Le informazioni per i rapporti di analisi GAP possono essere raccolte tramite interviste, sondaggi e l'esame di registri come quelli nelle aree delle finanze e delle risorse umane.

Uno degli elementi chiave di un rapporto di analisi GAP è la dichiarazione del problema.Questo è un riepilogo dei problemi più urgenti che impediscono all'organizzazione di raggiungere i suoi obiettivi.Questi problemi saranno incorporati nel piano per fornire un punto di partenza per apportare miglioramenti.

Dopo che le informazioni sono state raccolte, è possibile effettuare un piano per colmare il divario tra lo stato attuale e desiderato dell'organizzazione.Alcune delle cose che potrebbero essere prese in considerazione quando si fa questo piano includono le risorse necessarie, come denaro, tempo e persone.Il piano potrebbe anche descrivere quali strumenti o altri materiali sono necessari e possibilmente come possono essere ottenuti.

Un rapporto di analisi del divario in genere descriverà anche quale processo dovrebbe essere seguito affinché l'organizzazione raggiunga i suoi obiettivi.Ciò può includere tempistiche, scadenze e metriche per misurare il successo.Un'analisi includerà anche i parametri di riferimento per obiettivi specifici in modo che il progresso sia uniforme e coerente.

Alcune organizzazioni utilizzeranno un altro tipo di analisi per determinare quali passi adottare per colmare il divario.Questo è un esame dei punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce (SWOT) che sono correlate a una particolare impresa ed è chiamata analisi SWOT.Comprendendo questi attributi complessivi dell'azienda e le ragioni del divario, è possibile effettuare un piano globale di avanzamento.