Cosa sono i documenti di offerta?

L'offerta su un contratto di qualsiasi tipo può essere un processo altamente competitivo.Se le comunicazioni sono accettate da qualsiasi fornitore di servizi pertinenti o può essere presentata solo su una base di invito, le informazioni richieste nei documenti di offerta devono essere complete.Si basa sui materiali stessi che un'azienda o altra organizzazione utilizzerà per prendere una decisione per un contratto.I documenti di offerta potrebbero non essere l'unico fattore per una decisione, poiché i migliori offerenti sono spesso invitati a interviste dal vivo per aiutare a semplificare la selezione, ma senza queste osservazioni, non si potrebbero non formare nuovi rapporti commerciali.

Nel caso in cui un'organizzazione sappia già quali fornitori di servizi prendere in considerazione un contratto, potrebbe distribuire un invito a fare offerte (ITB) alle parti interessate.Anche con quella dimostrazione formale di interesse, l'offerente deve seguire alcune procedure o potrebbe essere a rischio di perdere la sua considerazione.Una lista di candidati può essere selezionata in anticipo in base a precedenti relazioni commerciali o criteri molto specifici stabiliti dall'inizio del processo di offerta.Tale gruppo può essere ridotto ulteriormente prima che venga effettuata una selezione finale in base ai documenti di offerta presentati.

I documenti di offerta devono essere presentati nel formato che la società di assunzione preferisce.Questo requisito potrebbe essere quello di inviare materiali elettronicamente, tramite posta tradizionale o entrambi.Se un consulente di terze parti è coinvolto nel processo di ricerca, potrebbe anche essere necessario inviare documenti di offerta a questo individuo.È possibile che l'impresa di assunzione fornirà un qualche tipo di modello di applicazione o accetti materiali originali presentati dai candidati.

Una società di assunzione o il suo consulente dovrebbe delineare le informazioni necessarie nei documenti di offerta.Questo schema può essere offerto in un ITB o in una richiesta di proposta (RFP), che è più un invito aperto a ricevere offerte.Inoltre, la scadenza per le presentazioni dovrebbe essere chiarita, che potrebbe includere non solo una data ma anche un orario specifico per cui devono essere ricevuti i documenti di offerta.Le domande relative a un ITB o RFP possono allo stesso modo avere scadenze e le risposte a tali domande possono essere pubblicate per la visualizzazione di tutti i candidati.

I dettagli inclusi nei materiali di offerta si basano sul tipo di servizio richiesto.Nella finanza, un gestore degli investimenti che le offerte su un contratto dovrà probabilmente fornire la quantità di denaro supervisionato dall'impresa oltre alla performance degli investimenti passati.Anche se un fornitore di servizi viene rilasciato da un contratto, tale impresa potrebbe essere il benvenuto a rebizzare e far reincludere i documenti in una data futura.