Quali sono i migliori consigli per la pianificazione della conferenza?

La pianificazione di una conferenza commerciale non è qualcosa che accade dall'oggi al domani.Ci sono luoghi da prenotare, sponsor da radunare e relatori da coinvolgere.Ci sono anche pochi dettagli come dove i partecipanti rimarranno in città, quali pasti vengono forniti e un mondo di altre questioni che devono essere affrontate se la conferenza deve avere successo.Se stai per impegnarti nel compito di conferire la pianificazione, ecco alcune cose da tenere a mente.

In primo luogo, non dare mai per scontato che tu possa gestire tutti i dettagli da solo.In effetti, è molto probabile che non sarai in grado di fare un elenco completo di tutto ciò che deve essere organizzato senza assistenza.Per questo motivo, il tuo primo compito come pianificatore della conferenza dovrebbe essere quello di assemblare un comitato di pianificazione.Di solito, un gruppo di cinque o sei persone è sufficiente per mettere insieme una conferenza annuale per ovunque tra cento o cinquecento partecipanti.Il comitato nel suo insieme è molto più probabile che copra tutte le basi e consentano di affrontare ogni aspetto chiave della raccolta con largo anticipo.

Oltre a mettere insieme il tuo comitato, è estremamente importante iniziare a fare i preparativi il prima possibile.Non importa davvero se la conferenza commerciale è di otto mesi.Gli esperti della pianificazione della conferenza iniziano spesso a lavorare su un evento imminente da dieci a undici mesi di anticipo.Come vantaggio, avrai più tempo per confrontare i prezzi in vari sedi della conferenza, indagare e negoziare tariffe di hotel migliori per i partecipanti e avere anche più tempo per trovare gli oratori giusti per l'evento.

Assicurarsi che ogni membro del comitato abbia compiti specifici da svolgere.Ogni attività dovrebbe essere prioritaria e avere una data di consegna stabilita.La pianificazione della conferenza comporta spesso l'organizzazione di attività in una sequenza logica, in modo che gli elementi di azione che debbano essere eseguiti prima che gli altri articoli vengano affrontati vengano completati in tempo.Con ciascun membro del comitato responsabile di una serie specifica di articoli da completare prima della prossima riunione, ci sono meno possibilità di essere sopraffatti dalle attività come date per l'approccio dell'evento.

Ottieni sempre impegni per iscritto.Desideri una verifica scritta dall'hotel che i tuoi partecipanti riceveranno una tariffa giornaliera specifica durante la partecipazione all'evento.Ottieni anche informazioni documentate e dettagliate su ciò che l'hotel fornirà in termini di sale conferenze e sale di assemblaggio per discorsi, cene e lezioni offerte durante la conferenza.Lo stesso vale per qualsiasi speciale tariffa aerea o ferroviaria protetta per i partecipanti.Questo non solo ti darà tranquillità, ma rende anche molto più facile rivedere i progressi compiuti in ciascuna delle riunioni del comitato di pianificazione e mantenere un quadro accurato di ciò che resta da fare.

Fornire espositori per l'evento con istruzioni e linee guida dettagliate in anticipo.Prepara un semplice schema che indica dove ogni cabina espositiva può essere istituita in una conferenza o una sala espositiva, insieme a informazioni su dove spedire i materiali stand in anticipo e dove raccoglierli il giorno in cui arrivano per creare la mostra.Ciò salverà tutti, incluso il comitato di pianificazione della conferenza, molti mal di testa alla vigilia dell'evento.

Un ultimo suggerimento con la pianificazione della conferenza è aspettarsi l'inaspettato.Non importa quanto il tuo comitato pianifichi il comitato, ci sarà sempre qualche tipo di singhiozzo.Un altoparlante si ammalerà e dovrà ritirarsi, oppure l'hotel prenoterà accidentalmente una delle sale per banchetti.Attingi all'esperienza collettiva del tuo comitato per identificare alcune delle questioni dell'ultimo minuto più comuni che potrebbero sorgere e decidere in anticipo come gestirle in modo efficace.

Quando la pianificazione della conferenza viene eseguita in modo efficiente, è relativamente facile per un'organizzazione ospitare una conferenza e altrettanto facile per le parti interessate partecipare a una conferenza.Il tuo obiettivo è davvero dued in natura.Vuoi che il flusso della conferenza sia il più possibile.Allo stesso tempo, vuoi anche assicurarti che eventuali problemi imprevisti possano essere affrontati in modo rapido ed efficace.Pianificando in anticipo, delegando compiti a un comitato abile ed elaborando gli elementi di azione in modo logico, è sicuro di mantenere il processo di pianificazione della conferenza gestibile e alla fine di grande successo.