Quali sono i migliori suggerimenti per l'implementazione del flusso di lavoro?

Il flusso di lavoro descrive i passaggi di un processo.Nella maggior parte dei casi, il termine viene utilizzato per descrivere un modello di lavoro.Ad esempio, un manager di una compagnia assicurativa che spera di migliorare l'efficienza potrebbe analizzare il flusso di lavoro, che include dipartimenti attraverso i quali passa un reclamo, la velocità alla quale passa un reclamo e la fluidità della comunicazione tra i vari dipartimenti.Quando un manager pratichi l'implementazione del flusso di lavoro, sta introducendo una nuova procedura in operazioni quotidiane di organizzazioni.I migliori suggerimenti per l'implementazione del flusso di lavoro includono normalmente un piano o un modello che affronta le carenze passate, l'inclusione della nuova tecnologia e la formazione dei dipendenti.

Per essere sicuri che valga la pena l'implementazione del flusso di lavoro, un manager dovrebbe prima essere consapevole di come aIl sistema passato era imperfetto.Nella maggior parte dei casi, il flusso di lavoro non è efficace quando si traduce in rifiuti e aumento dei costi.Il tempo sprecato tra le fasi di un processo, la comunicazione poco chiara tra dipartimenti e serie di dati che si contraddicono a vicenda possono essere sintomi di un modello di flusso di lavoro malfunzionanti.Questi problemi rallentano la produzione, si traducono in manodopera abusata e tecnologia che non viene utilizzata per un effetto ottimale.

Un gestore che pratica l'implementazione del flusso di lavoro dovrebbe elencare i problemi esistenti e individuare dove si verificano questi problemi.In alcuni casi, la creazione di nuovi protocolli può ridurre gli errori numerici e le istanze di informazioni imprecise.L'efficienza dei processi può spesso migliorare con l'introduzione di nuove tecnologie.

Un buon consiglio per i manager che si occupano di processi complessi è introdurre software che consentano il flusso di lavoro automatizzato.Questo metodo di implementazione del flusso di lavoro richiede a un manager di creare un modello di processo che può quindi entrare in un programma per computer.La maggior parte del software consente agli utenti di accedere ai documenti dei modelli e consente loro di personalizzare le interfacce per soddisfare le esigenze di un'organizzazione.Il flusso di lavoro automatizzato è particolarmente utile in contesti in cui i documenti attraversano fasi simili giorno dopo giorno, consentendo un flusso di lavoro ordinato ed efficiente.

Con l'implementazione del flusso di lavoro arriva la necessità di formare i dipendenti.Molti manager scoprono che la maggior parte dei lavoratori accettano nuovi modelli di flusso di lavoro se sono fatti per capire come un nuovo modello può essere più efficiente di un vecchio processo.Alcuni lavoratori possono essere inizialmente resistenti, sebbene le tecniche di base della leadership e della motivazione aziendale spesso possano essere efficaci nell'aiutarli ad adottare nuove pratiche.

I manager che implementano nuovi modelli di flusso di lavoro dovrebbero farlo lentamente, consentendo ai lavoratori un sacco di tempo per apprendere nuove tecnologie.La competenza dei dipendenti nell'uso di nuove tecnologie dovrebbe essere valutata prima della completa implementazione.Allo stesso modo, i nuovi modelli di flusso di lavoro devono spesso essere regolati su base di prova ed errore.Ciò significa che un manager può beneficiare del pilotaggio di un processo in aree più piccole, quindi ampliando gradualmente l'implementazione.