Cosa fa un facilitatore di riunione?

Un facilitatore della riunione può ricoprire vari ruoli, a seconda del tipo di incontro.Ad esempio, potrebbe essere responsabile della registrazione dei verbali e di garantire che discorsi, discussioni o presentazioni siano mantenute ai tempi assegnati.Alcuni incontri potrebbero riguardare argomenti controversi o emotivi, quindi il facilitatore potrebbe agire più come moderatore di incontri in questo caso.Un'altra responsabilità tipica di un facilitatore della riunione è quella di mantenere il dialogo rilevante facendo una pausa o cambiando la direzione quando la conversazione scende.In generale, aiuta e guida il processo senza tentare di influenzare il risultato.

Le organizzazioni pianificano riunioni per una serie di ragioni.Sono una procedura standard per molti tipi di aziende, mentre altri possono avere incontri meno frequentemente.I tipi di incontri possono variare dalle riunioni settimanali del personale ai ritiri aziendali che durano per diversi giorni.Le riunioni possono svolgersi in ufficio, in una posizione fuori sede e persino online.Un facilitatore della riunione può essere un dipendente, come un membro dello staff amministrativo, oppure può essere un consulente esterno assunto specificamente per organizzare e condurre riunioni.

Prima della riunione, un facilitatore della riunione di solito si preparerà identificando e ricercando eventuali problemi pertinenti.Potrebbe creare l'agenda e comunicare con i partecipanti alla riunione, informandoli dei dettagli e fornendo informazioni anticipate, come argomenti per la discussione.Spesso, i facilitatori si occupano di dettagli logistici come la creazione della posizione della riunione con necessità come mobili, forniture e rinfreschi.

Frequentemente chiamato moderatore, il facilitatore della riunione può avere un elenco di questioni o domande di discussione.Di solito inizia il dialogo e può mantenere il tempo, spostando l'argomento per far avanzare la discussione quando necessario.Spesso non ha un interesse nel risultato ma funge da agente imparziale dell'organizzazione.Potrebbe partecipare incoraggiando la discussione e aiutando alcune persone a contribuire.Oltre a prendere appunti personali, potrebbe anche usare una grande scheda o altri aiuti visivi per integrare la discussione ed espandere le idee.

Un facilitatore di riunione spesso funge anche da registratore di riunioni.Può o meno partecipare al dialogo, ma la sua funzione principale è quella di registrare i verbali.Questo di solito viene fatto scrivendoli o scrivendoli a mano o utilizzando un dispositivo di registrazione.Più tardi, il registratore potrebbe trascrivere le note e distribuire minuti o rapporti delle riunioni.

Una caratteristica di un buon facilitatore di incontri è la capacità di essere imparziale.Dimostrare attenzione ai dettagli e aiutare i partecipanti ad aderire ai loro tempi assegnati mentre fare progressi verso i loro obiettivi dichiarati sono altre capacità benefiche.In generale, conducenti riunioni efficaci includono anche la volontà del facilitatore della riunione di seguire i partecipanti e aiutarli a agire per tutti gli obiettivi che hanno delineato.