Cos'è un ordine di acquisto aziendale?

Un ordine di acquisto aziendale (PO) è un documento inviato da una società a un fornitore di prodotti o servizi.Dichiara esattamente cosa viene acquistato e a quale prezzo.Dopo che il venditore riceve e accetta l'ordine di acquisto, funge da contratto tra la società e il venditore.Gli ordini di acquisto aziendale chiariscono tra le due parti ciò che è previsto e quanto costerà.

Gli ordini di acquisto vanno oltre i soli metodi per effettuare ordini.Nella maggior parte delle aziende, l'ordine di acquisto è il primo passo in un processo contabile.L'emissione di un ordine di acquisto di solito viene eseguito dal dipartimento contabile e creerà il record di conti.Crea anche un dispositivo di tracciamento per ordini eccezionali.Nelle società che fanno centinaia o migliaia di acquisti mensili, questo diventa un meccanismo di tracciamento indispensabile.

Dal punto di vista del fornitore, un ordine di acquisto aziendale fornisce chiarezza e un meccanismo di contabilità.La ricezione di un ordine di acquisto aziendale non solo dà al venditore un contratto scritto con l'acquirente, ma diventa anche il primo passo per creare un percorso dei crediti.Questi ordini di acquisto sono importanti quando si tenta di ottenere finanziamenti o prestiti aziendali poiché il fornitore documenta quanti soldi scorreranno in società e quando si prevede che verrà ricevuto.

tivamente Gli elementi tipici di un ordine di acquisto aziendale includono la data;un numero PO;il nome, l'indirizzo e le informazioni sul telefono di entrambe le parti;e una descrizione dei beni e dei servizi con prezzi e totali.Sia per l'acquirente che per il venditore, il numero di PO diventa il principale meccanismo di tracciamento per tutti gli ordini effettuati tra i due. Una variazione dell'ordine di acquisto aziendale è un ordine permanente che crea un ordine per un periodo di tempo.Ciò consente sconti di quantità per prodotti o servizi che non devono essere consegnati tutti in una volta.Questi tipi di POS in genere sono per prodotti o servizi che vengono consegnati periodicamente nel corso di un anno.Ad esempio, un ordine di acquisto potrebbe essere emesso per la consegna mensile di forniture cartacee o la manutenzione trimestrale di un'unità di condizionamento dell'aria. Per le aziende più piccole, la creazione di un processo di ordine di acquisto potrebbe sembrare eccessiva, ma dopo che è stato eseguito correttamente, risparmia tempo e denaro.Offre agli acquirenti e ai venditori un numero PO che semplifica gli ordini di tracciamento.Crea inoltre un documento legale tra le due parti che garantisce all'acquirente il prezzo che è stato negoziato e offre al venditore un documento che dà legalmente i fondi dovuti.