Qual è una richiesta di ordine di acquisto?

Una richiesta dell'ordine di acquisto è il primo passo per effettuare un ordine di acquisto.La richiesta può essere generata controllando manualmente lo stock o da una richiesta di acquisto automatizzata generata da un sistema di informazioni di gestione.In grandi operazioni di produzione, il dipartimento di acquisto potrebbe non essere nemmeno situato nella stessa edificio o posizione geografica della struttura, quindi è necessaria una lettera di richiesta di ordine di acquisto per ottenere i componenti in ordine.

Per piccole operazioni o un uomo mostra, un visivoIl sistema di inventario viene spesso utilizzato al posto del sistema di inventario computerizzato più costoso.Man mano che l'inventario di un particolare prodotto si abbassa, il proprietario chiama semplicemente il fornitore e inserisce una richiesta di ordine di acquisto.A seconda del tipo di attività, il proprietario può utilizzare un sistema Kanban o due cingili, il che significa che la richiesta dell'ordine di acquisto viene attivata quando il primo cestino si svuota e il secondo cestino viene tirato.

Questo tipo di sistema di inventario si basa su un controllo visivo dell'inventario per sapere quando ordinare il prodotto aggiuntivo.Una volta confermata la richiesta dell'ordine di acquisto dal fornitore, il proprietario fornirà spesso una carta di credito per pagare il prodotto.In alternativa, il proprietario può emettere un ordine di acquisto, che è un modulo cartaceo in cui si afferma il prodotto acquistato e i termini e le condizioni di pagamento.

Operazioni più grandi in genere impiegano un sistema di informazione di gestione o un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) per tenere tracciadella loro richiesta, inventario e ordini di acquisto.Questi sistemi basati su computer funzionano facendo in modo che un maestro programmatore inserisca la previsione di marketing.Il sistema confronterà quindi il programma di build del prodotto pianificato con gli attuali prodotti finiti, il lavoro in corso e l'inventario grezzo.

I sistemi informatici hanno una tabella o un file che include i tempi di consegna del fornitore per ciascun componente utilizzato nel processo di produzione.Durante il confronto dei sistemi del programma di costruzione del prodotto contro l'inventario, tiene conto del tempo di consegna del fornitore e genera una richiesta di ordine di acquisto per tutti i componenti che devono essere ordinati.La maggior parte degli impianti di produzione opera in un ambiente just-in-time (JIT), il che significa che il sistema pianificherà che i componenti arrivino appena prima di quando sono necessari per il funzionamento di produzione.Questo processo riduce la quantità di spazio di magazzino necessario e riduce la quantità di capitale legata nell'inventario.

La richiesta di ordine di acquisto risultante viene quindi inviata ai fornitori di componenti dal dipartimento degli appalti.Man mano che i fornitori confermano i prezzi dei componenti, le quantità di ordine minimo e i tempi di consegna, il team di approvvigionamento emetterà un ordine di acquisto dell'azienda.L'ordine di acquisto è un documento vincolante che garantisce che il fornitore verrà pagato al momento della consegna.