Cos'è una politica di spesa?

Una politica di spesa è un piano d'azione logico e organizzato che viene utilizzato per determinare come vengono spese le risorse disponibili.Una politica di questo tipo è spesso impiegata dai governi e dalle imprese e aiuti nel processo di controllo della spesa.Lo sviluppo di una politica di spesa praticabile è fondamentale per il funzionamento in corso di un'azienda, poiché aiuta a garantire che i beni e i servizi necessari per operare siano a portata di mano e che il denaro non venga sprecato in non essenziali.

Quando si mette insieme una politica di spesa aziendale, è importante identificare non solo il tipo di spese per l'operazione in corso, ma anche per dare la priorità a tali spese in modo che le merci vengano acquistate in modo tempestivo.Ciò ha diversi vantaggi per l'azienda.Pianificando la spesa in base a specifiche linee guida di acquisto, è possibile mantenere gli inventari entro limiti ragionevoli ed evitare di pagare le tasse sui beni che languiscono in deposito per lunghi periodi di tempo.Inoltre, l'istituzione di regole di spesa che controllano il processo di spesa significherà che le risorse sono a disposizione per affrontare questioni impreviste, piuttosto che essere legate nell'inventario esistente.

La scrittura di una politica di spesa è molto simile a scrivere un budget, in quanto è necessario determinare i tipi di acquisti necessari, quando tali acquisti dovrebbero aver luogo e le quantità che possono essere consentite con l'acquisto di ogni bene o servizio.Molte aziende gestiscono un dipartimento di acquisto che è responsabile di assicurarsi che sia osservata la politica di spesa.Ciò si traduce spesso in una struttura in cui i dipartimenti presentano richieste per le merci necessarie per la revisione da parte di un agente di acquisto.L'agente valuta la richiesta e se approvato assegna un ordine di acquisto alla richiesta e autorizza il posizionamento dell'ordine.Questo approccio semplifica l'elaborazione dei pagamenti ai fornitori e tenere traccia di tali spese alla luce del budget fissato per ciascun dipartimento all'interno della struttura dell'azienda.

Nel migliore dei casi, una politica di spesa consente a un'azienda di utilizzare più prudente delle sue risorse finanziarie, con conseguente produzione nella produzione di beni e servizi venduti ai clienti e generano entrate.Quando una politica di spesa è incompleta o definita in modo scadente, le possibilità di mantenere le spese entro la ragione e aumentare la linea di fondo dell'azienda sono diminuite in modo significativo, a volte al punto da causare il fallimento dell'azienda.