Cos'è un valore amministrativo?

Il valore amministrativo è la valutazione dell'importanza di un record aziendale per le operazioni quotidiane.I registri ritenuti avere valore amministrativo sono tenuti in archivio o utilizzati regolarmente per condurre affari.Questa categorizzazione dei registri aziendali guida una politica di conservazione del documento Companys e può avere implicazioni legali in una varietà di circostanze, come in risposta a una richiesta di scoperta durante il contenzioso o ai sensi di un audit fiscale.

I registri aziendali sono la linfa vitale delle operazioni.La pista di transazioni cartacee è il modo in cui un'azienda soddisfa i suoi obblighi governativi per dimostrare il rispetto della legge.Le aziende sono tenute a documentare le vendite per comprovare il pagamento delle imposte sul reddito, nonché i registri dello stato dei dipendenti per dimostrare l'ammissibilità al lavoro e per le ore di sollievo.Le politiche e le procedure sono in genere impegnate nella carta, che creano una registrazione storica del cambiamento nelle politiche nel tempo.

Questi requisiti, insieme alle esigenze interne e agli standard del settore, indicano che ogni record produce un'azienda deve essere valutato per il suo valore amministrativo.Una società determina se il record è qualcosa che deve o deve essere mantenuto per un certo periodo di tempo o se può essere distrutta senza conseguenze.Le aziende più grandi in genere stabiliranno una politica di conservazione dei documenti che aiuti i dipendenti a determinare il valore dei documenti in modo che i tipi di registri aziendali che vengono mantenuti siano uniformi in tutta la società.

Le aziende più piccole raramente progettano una politica di conservazione del documento formale, ma la determinazione dell'amministrazioneIl valore non è meno importante in un ambiente di piccole imprese.La tenuta dei registri inadeguata può mettere fuori servizio qualsiasi azienda.Ad esempio, una società che stipula i contratti per i servizi fornisce in genere al cliente il diritto di controllare i suoi registri di attività dell'account.Se non vengono mantenuti adeguati registri amministrativi, il cliente può fare causa per un ritorno dei pagamenti effettuati.In un ambiente di vendita al dettaglio, la difesa di successo di una causa di slittamento e caduta potrebbe dipendere dalle politiche e dalle procedure scritte che i dipendenti hanno ricevuto come parte della loro formazione professionale iniziale.

Il valore amministrativo svolge anche un ruolo in un contesto pubblico per la supervisione e lo storicoscopi.Il pubblico in genere ha un interesse per le operazioni quotidiane di funzionari e uffici del governo e alcuni paesi hanno leggi che danno diritto al pubblico ad accedere ai registri del governo, come la Freedom of Information Act negli Stati Uniti.Una valutazione del valore amministrativo spesso determina quali record devono essere conservati e cosa può essere distrutta mentre si rispetta la legge.Senza questa enfasi sul valore di alcuni documenti aziendali, gran parte della storia transazionale di imprese, agenzie e organizzazioni andrebbero perse.