Cos'è la dematerializzazione?

noto anche come demat, la dematerializzazione è un processo che si allontana dall'uso della documentazione fisica al fine di mantenere i registri finanziari.Invece, la dematerializzazione utilizza gli strumenti di conservazione delle registrazioni elettroniche al fine di tenere traccia di tutti i tipi di transazioni finanziarie.La gamma di documenti che possono essere gestiti efficacemente con le applicazioni software include praticamente tutto, dai record di contabilità di base ai certificati azionari.

Uno dei principali vantaggi di questo approccio alla contabilità elettronica è che la necessità di conservare fisicamente copie di bilanci e altri documenti contabili non esiste più.Grazie alla tecnologia di scansione, è anche possibile realizzare copie elettroniche dei documenti di supporto che forniscono riferimenti agli articoli di linea nei registri contabili elettronici.Tutto può essere alloggiato con facilità su un disco rigido o un server.Al fine di proteggersi da perdite o corruzioni, i file di backup possono essere facilmente realizzati e archiviati fuori sede.

Insieme ai registri contabili di base, la dematerializzazione consente anche di eliminare la necessità di certificati di scorta fisica.Le copie elettroniche delle scorte possono essere archiviate per un facile recupero.Nel caso in cui gli azionisti abbiano bisogno di copie degli stock rapidamente, è possibile accedere e trasmettere con metodi elettronici, come e -mail o una trasmissione FTP protetta.

La dematerializzazione consente inoltre alle persone autorizzate di lavorare con gli stessi documenti contemporaneamente.Con metodi di contabilità fisica, è spesso difficile per due persone lavorare sui libri contemporaneamente.Quando il processo contabile è totalmente elettronico, diverse persone possono svolgere funzioni diverse contemporaneamente.È possibile per una squadra creare nuove fatture, post pagamenti ricevuti per fatture passate e preparare una vasta gamma di rapporti contemporaneamente.

Non vi è dubbio che il processo di dematerializzazione può beneficiare degli utenti in diversi modi.La tenuta dei registri richiede molto meno spazio, è possibile accedervi con facilità dalle posizioni remote e consente a più utenti di accedere contemporaneamente ai libri di contabilità.Attualmente, ci sono pacchetti software di contabilità e record finanziari gratuiti che possono aiutare qualsiasi azienda o organizzazione a raggiungere facilmente uno stato completo di dematerializzazione.Nel caso del software di contabilità, ci sono anche prodotti online che consentono a una persona o a un'azienda di stabilire una serie di libri virtuali.Caricato in modo sicuro sui server per il prodotto, le persone autorizzate possono accedere e lavorare con i record da qualsiasi posizione con una connessione Internet attiva.