Cos'è l'approvvigionamento del governo?
Il concetto principale di appalti governativi è che attraverso la pianificazione avanzata, la programmazione e l'acquisto di gruppi, una grande organizzazione può risparmiare denaro e aumentare l'efficienza delle operazioni commerciali quotidiane.Il livello di conformità a questi concetti varia ampiamente a tutti i livelli di governo e talvolta anche all'interno di un'agenzia governativa.L'attività di acquisto del governo ha un impatto enorme sull'economia locale, a causa delle dimensioni e della varietà di impatto.
Ci sono quattro passaggi incorporati nella maggior parte delle politiche di approvvigionamento del governo: acquisto di gruppi, consegna di tempo, prezzi di massa negoziati e spese generali amministrative ridotte.Oltre a questi articoli, tutte le agenzie governative e i dipartimenti hanno politiche e linee guida per gli appalti scritti da seguire.Procedura che circonda la selezione di fornitori, linee guida per le gare per contratti di valore in dollari e i termini di pagamento sono spesso documenti pubblici.Un altro aspetto degli appalti del governo sono le regole relative ai rapporti commerciali.Molte politiche di approvvigionamento vietano l'accettazione dei doni dai fornitori e hanno regole rigorose sulla frequenza e sedi delle riunioni.
L'acquisto di gruppi è il processo di combinazione dei requisiti totali di risorse per diversi dipartimenti e creazione di un ordine di acquisto.I dipartimenti possono essere posizionati fisicamente in luoghi diversi e avere scadenze di consegna diverse.Il coordinamento e la cooperazione sono necessari per sfruttare le opportunità di acquisto del gruppo.Le grandi agenzie governative possono imporre il rispetto di alcuni contratti di acquisto, in genere per prodotti generici ampiamente utilizzati.La fotocopia o la carta da stampa sono un prodotto comune per questo tipo di contratto, poiché i requisiti di base del prodotto sono gli stessi per tutti.
La consegna del tempo è una tecnica di gestione, in cui il fornitore è responsabile di garantire che le quantità di materiali acquistate siano pronte e disponibili per la consegna nelle date e orari specificati.Questo tipo di requisito di consegna è in genere combinato con l'acquisto di gruppi, mantenendo i costi di archiviazione per il cliente.L'aspetto negativo di questo tipo di accordo è una mancanza di flessibilità per affrontare le emergenze e fare affidamento su una rete di consegna.
Prezzi e negoziazioni in blocco sono molto importanti quando si completano gli appalti del governo.I negoziati sono in genere completati dal direttore degli appalti o dall'agente di acquisto senior per conto di una grande agenzia o dipartimento.È qui che può essere raggiunto il vero valore per il dollaro, risparmiando denaro ai contribuenti senza compromettere il servizio.
Le spese generali amministrative sono il costo per l'organizzazione per l'intero appalto per pagare il ciclo.Ciò include gli stipendi e i costi di supporto per il personale degli appalti, l'elaborazione delle fatture, la produzione di controllo e la risoluzione delle richieste dei fornitori.Molte agenzie governative mantengono un dipartimento di approvvigionamento centrale nell'ambito di un programma di riduzione dei costi.Questo tipo di struttura organizzativa aumenta le opportunità di acquisto e monitoraggio cooperativo dell'attività di acquisto.