Cos'è l'analisi della spesa?
L'analisi della spesa è un metodo utilizzato dalle aziende per tenere traccia del modo in cui il denaro viene speso dall'azienda, con l'obiettivo finale di ridurre la spesa.Le informazioni su fornitori, acquisti e ordini sono organizzate e quindi analizzate per i modelli.A causa delle enormi quantità di informazioni coinvolte, la maggior parte delle aziende utilizza software specializzato per eseguire analisi delle spese.
Il processo di raccolta e analisi dei dati è più difficile di quanto appare per la prima volta.Affinché l'analisi della spesa sia efficace, tutti gli aspetti di una compagnia di spesa devono essere presi in considerazione.Queste informazioni sono generalmente archiviate in sistemi informatici discreti all'interno di ciascuna divisione dell'azienda.Le divisioni possono essere separate sia dalla distanza che dalla lingua.Raccogliere tutti questi dati e organizzarli in un formato utilizzabile richiede una grande spesa di tempo e denaro.
Gran parte della complessità può essere rimossa utilizzando il software per facilitare l'analisi della spesa.Il primo software di analisi della spesa è stato creato nei primi anni 2000.Sebbene sia ancora molto costoso, il software rimuove la necessità del lavoro umano e crea un'interfaccia facile per accedere alle informazioni risultanti.
Il software funziona estraendo i dati dai sistemi di conservazione dei record esistenti.Questi potrebbero essere semplici fogli di calcolo, dati di magazzino o altre fonti.Questi dati vengono quindi purificati, il che significa che la formattazione è standardizzata, i record duplicati vengono uniti e vengono trovati dettagli mancanti.Il software classifica quindi i dati in base agli standard e agli standard del settore specificati dalla società.Gli specialisti degli appalti possono quindi accedere ai dati per report e analisi.
Un aspetto importante dell'analisi della spesa è la valutazione dei fornitori.L'analisi della spesa può mostrare quali fornitori stanno ottenendo la maggior parte dei soldi dall'azienda.La società può utilizzare queste informazioni per contrattare per accordi migliori o per rinegoziare i contratti.La maggior parte delle aziende ha fornitori preferiti, fornitori che offrono il miglior servizio o i prezzi ridotti per l'acquisto all'ingrosso.L'analisi può rivelare che le forniture o i servizi attualmente in fase di acquisto da un fornitore non preferito potrebbero essere acquistati da un fornitore preferito per meno.
La società potrebbe anche acquistare forniture o servizi simili da diversi fornitori.Questo è noto come merce frammentata.Il denaro può essere risparmiato effettuando un grande acquisto da un singolo fornitore piuttosto che una serie di piccoli acquisti da diversi fornitori.
L'analisi della spesa aiuta anche a identificare la spesa maverick.Ciò si verifica quando vengono effettuati acquisti che non sono coperti dal contratto.Senza un contratto, la società viene addebitato il prezzo intero anziché il prezzo negoziato specificato da un contratto permanente con un fornitore preferito.Questo tipo di spesa può costare un sacco di soldi a un'azienda nel tempo.