Cosa fa un segretario amministrativo?

Un segretario amministrativo di alto livello viene generalmente assegnato a un dirigente o dipartimento e può essere responsabile di lavoratori di livello inferiore come receptionist o assistenti part-time.Questa posizione è di solito un rapporto diretto del dipartimento o dell'individuo.Un segretario amministrativo dovrà essere alfabetizzato, avere competenze organizzative e persone ed essere in grado di gestire compiti di riunioni, ricerca e accordi di viaggio.La posizione di solito comanda una retribuzione più elevata, soprattutto se il lavoro è specializzato.

Gli assistenti possono svolgere compiti generali come rispondere al telefono, alla corrispondenza, alla presentazione e alla gestione della posta della società, ma il segretario amministrativo è generalmente responsabile solo del dipartimento o del dirigente supportato.Alcuni dipartimenti che utilizzano assistenti specializzati includono risorse umane, contabilità e legali.Il segretario può fungere da collegamento tra il dipartimento o il dirigente e il resto dell'ufficio e può anche trattare direttamente con i clienti.

I requisiti per una posizione di segretario amministrativo includono la possibilità di utilizzare tutta la tecnologia degli uffici, come i computer con vari softwareE a volte un dispositivo di dettatura.Molte aziende oggi cercano candidati a detenzione di laurea, ma invece può essere presa in considerazione un'esperienza precedente a meno che il lavoro non sia altamente specializzato.I segretari legali, ad esempio, avranno bisogno di una formazione specifica per lavorare con i documenti del tribunale.I segretari medici devono conoscere la fatturazione e la codifica insieme alla terminologia medica.

ai segretari amministrativi verrà spesso chiesto di organizzare riunioni e teleconferenze tra il capo, altri dirigenti e clienti e pianificare eventi per l'ufficio o i visitatori.È utile trovare informazioni online e mantenere i contatti con i venditori, così come l'esperienza nel prendere accordi di viaggio.Nelle risorse e contabilità umane, la capacità di mantenere la riservatezza è importante quando si tratta di registri dei dipendenti privati e informazioni finanziarie.

Il titolare di questa posizione può essere chiesto di aiutare con la formazione e supervisionare i dipendenti di livello inferiore.Con le aziende che combinano sempre più le responsabilità, un segretario amministrativo può acquisire esperienza di gestione in cronometraggio, programmazione e delega.Ciò aiuterà ad andare avanti all'interno di una società in una posizione nell'amministrazione o nella gestione dell'ufficio.I candidati per un lavoro di amministratore dell'ufficio avranno bisogno di eccellenti competenze di persone, nonché conoscenza delle politiche aziendali e delle misure disciplinari.

Per coloro che cercano una carriera come segretario amministrativo, corsi di business presso un college o università della comunità possono fornire istruzioni in programmi per computer, matematica, Conservazione dei registri e comunicazioni.La certificazione professionale è disponibile per gli assistenti generali e coloro che desiderano entrare nei campi legali e medici.In molti casi, una laurea o un certificato può comandare uno stipendio più elevato.I programmi di contabilità e risorse umane andranno a beneficio delle persone in cerca di lavoro che sono interessate a quelle aree di lavoro amministrativo.