Cosa fa un assistente/receptionist di ufficio?

Un assistente/receptionist di ufficio è in genere responsabile delle funzioni di front office in un'azienda o organizzazione.L'addetto alla reception di solito controlla l'accesso all'ufficio salutando gli ospiti, avvisando i dipendenti dei visitatori e lavorando con persone di consegna e appaltatori.Inoltre, l'assistente dell'ufficio può essere responsabile di una serie di attività dell'amministrazione dell'ufficio come la gestione dei fogli di calcolo, della corrispondenza e delle forniture dell'ufficio ordinamento.A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del numero di dipendenti che ha, l'assistente/receptionist dell'ufficio può anche fungere da assistente personale o amministrativo di uno o più dirigenti o dirigenti di compagnia.

Mentre molti uffici ora fanno affidamento sui sistemi di posta vocale per rispondere ai telefoni e percorrere i chiamanti al lavoratore pertinente, molti impiegano ancora un assistente/receptionist di ufficio per gestire il sistema telefonico e parlare con i chiamanti che hanno difficoltà a usarlo.Gli addetti alla reception svolgono anche il compito che supervisiona l'area di accoglienza, nota anche come area di attesa o stanza, in cui i visitatori di solito entrano.Un assistente/receptionist tradizionale di ufficio si assumerà in genere la responsabilità di assicurarsi che un visitatore venga annunciato alle persone che sta visitando o, se il visitatore è una persona di consegna, l'addetto alla reception di solito firmerà per i pacchetti e farà sapere ai destinatari dei loroarrivo.Un assistente/receptionist dell'ufficio può anche essere responsabile di informare i clienti walk-in sui servizi di compagnia e può anche pianificare appuntamenti tra clienti e dipendenti.

Le aziende con un personale di supporto per uffici relativamente piccoli possono richiedere a un assistente/receptionist per assumere altri ruoliall'interno della società.In un'organizzazione molto piccola o con un budget molto frugale, l'addetto alla reception può anche fungere da responsabile dell'ufficio.Lui o lei potrebbe essere responsabile di garantire che l'ufficio funzioni bene mediante rifornimento di forniture e monitorando le prestazioni delle macchine per ufficio, come fotocopiatrici, macchine per fax e persino computer.L'assistente/receptionist dell'ufficio con queste responsabilità in genere contatterà e lavorerà con i professionisti della riparazione, nonché altri appaltatori che potrebbero aver bisogno di svolgere lavori nello spazio dell'ufficio o nella costruzione.Altre responsabilità comuni includono la pianificazione degli eventi, la pianificazione dei viaggi e, in alcuni casi, la gestione delle comunicazioni per uffici generali, come le notifiche su vacanze, eventi speciali e considerazioni sulla sicurezza. Le qualifiche per diventare un assistente di ufficio variano in base alle competenze necessarie per assumere unposizione all'interno di una particolare azienda.In molti casi, gli impiegati possono acquisire le proprie competenze sul lavoro o completare un programma di formazione professionale che fornisce loro una comprensione di base delle procedure di amministrazione dell'ufficio.Altre opzioni includono l'assunzione di lezioni di istruzione continua e degli adulti in vari pacchetti software, scrittura e comunicazione e protocollo.