Cos'è un ordine di richiesta di acquisto?

In generale, un ordine di richiesta di acquisto è un modulo che richiede un articolo da acquistare.Questi ordini sono spesso utilizzati da aziende e organizzazioni più grandi per gestire gli acquisti e i costi.Un dipartimento di elaborazione centrale, spesso chiamato dipartimento di acquisti, di solito valuta gli ordini e determina da dove procurarli.Una volta determinato ciò, l'ordine di richiesta di acquisto viene generalmente convertito in un ordine di acquisto per procurarsi gli articoli richiesti da un fornitore.

Gli ordini di richiesta di acquisto spesso arrivano come moduli cartacei o documenti online.In entrambi i casi, i moduli richiedono gli stessi tipi di informazioni, come il nome e il dipartimento del richiedente, eventuali numeri di conto applicabili, numeri di parte e descrizioni degli articoli richiesti e tutti i fornitori suggeriti per ottenere i prodotti.Se online, i moduli possono essere inviati elettronicamente tramite un software di richiesta speciale, oppure potrebbero dover essere stampati e inoltrati come moduli cartacei tradizionali.

In genere, il processo di acquisto inizia a livello individuale o dipartimentale.Ad esempio, se un dipendente ha bisogno di un nuovo computer portatile, potrebbe essere tenuto a presentare un ordine di richiesta di acquisto per questo.In casi di singoli ordini come questo, il modulo deve spesso essere approvato da un responsabile o da un capo dipartimento prima di essere inviato a un dipartimento di acquisto centralizzato per un'ulteriore valutazione.

Quando un ordine di richiesta di acquisto arriva in un dipartimento di acquisto, lo èSpesso valutato per vedere se l'oggetto è veramente necessario e se c'è denaro assegnato per questo.Se queste condizioni sono soddisfatte, il reparto acquisti determinerà generalmente da dove trovare l'articolo, utilizzando un elenco di fornitori di fiducia.Nel caso di acquisti costosi, possono cercare offerte da diversi fornitori per trovare i termini più competitivi.La preferenza può essere data a qualsiasi fornitore citato sul modulo di richiesta, sebbene alcuni dipartimenti di acquisto abbiano l'autorità di prendere la decisione di approvvigionamento finale in base a ciò che è meglio per l'organizzazione.Una volta approvati i dettagli finali, viene generalmente emesso un ordine di acquisto per completare la transazione con il fornitore scelto.

Da solo, un ordine di richiesta di acquisto spesso non ha un potere di acquisto ufficiale.Di solito è l'ordine di acquisto finale che costituisce un contratto tra la società e il venditore.Alcune organizzazioni possono, tuttavia, utilizzare gli ordini di richiesta di acquisto in modo intercambiabile con gli ordini di acquisto.In questi casi, l'ordine di richiesta di acquisto può essere utilizzato direttamente con il fornitore come contratto per l'acquisto di un particolare articolo, senza alcun ordine di acquisto secondario richiesto.