Cos'è un sistema di gestione dei contenuti (CMS)?

Più di qualsiasi altra merce, l'impresa moderna è alimentata dalle informazioni.L'inizio dei media creati elettronicamente ha trasformato la nostra economia in un'economia dell'informazione, con le più grandi imprese che hanno contenuti che ammontano, in alcuni casi, a diversi terabyte di informazioni.Se la società Fortune 500 di oggi avesse tutte le sue informazioni in forma stampata, ci vorrebbe un esercito di impiegati solo per tenere traccia di tutto.

Molte organizzazioni hanno presenze web sia interne che esterne, entrambe le quali possono contenere grandi quantità di informazioni regolarmente aggiornate.La gestione dei contenuti Web è un importante sottoinsieme della gestione dei contenuti e si riferisce a programmi e apparecchiature utilizzati per gestire questi contenuti basati sul Web.

I sistemi di gestione dei contenuti sono sistemi elettronici che prendono dati e li organizzano, in modo che possano essere recuperati, cercati eAggiornato facilmente e condiviso in tutta l'organizzazione.L'ingrediente di base è la tecnologia del database, sebbene un CMS sia più di un database;Include sofisticati tecnologie di ricerca e meccanismi di archiviazione a più livelli che possono ruotare il contenuto in vari tipi di archiviazione basata su hardware (CD-ROM, nastro, ecc.), A seconda della frequenza con cui si accede.

A CMS, poiché ha lo scopo di gestire tutti i tipi di informazioni indipendentemente dal formato, deve anche offrire un alto livello di interoperabilità dei documenti.Vale a dire, tutti i documenti, inclusi documenti di elaborazione testi, fogli di calcolo, database, file .pdf e qualsiasi altro tipo di file, devono essere tutti classificati e referenziati in modo che quando si conducono una ricerca, tutte le informazioni pertinenti saranno disponibili, indipendentementedi origine o formato.Inoltre, l'interoperabilità tra i sistemi di gestione dei contenuti è diventata essenziale, in modo che più organizzazioni e agenzie governative possano condividere informazioni quando necessario, anche se stanno utilizzando sistemi diversi.

Mentre la condivisione di informazioni ha assunto una grande importanza nell'economia delle informazioni di oggi, il contenutoIl sistema di gestione deve inoltre tenere conto dell'autorizzazione e fornire una struttura in modo tale che un amministratore possa specificare quali destinatari possano ottenere l'accesso a quale contenuto.I diritti di accesso ai documenti dovrebbero essere stabiliti al livello di un singolo utente.

Altri elementi importanti di un sistema di gestione dei contenuti includono la capacità di acquisire facilmente grandi volumi di documenti automaticamente, la capacità di riutilizzare i documenti e riassemblarli in nuovi documenti e la capacità di creare un flusso di lavoro che rifletta le dipendenze di un documento da un altro.Infine, molti sistemi di gestione dei contenuti includono funzionalità collaborative, che consentono a più lavoratori in luoghi separati di collaborare alla creazione o alla modifica dei documenti e gestiscono le modifiche e le revisioni ai documenti.L'aspetto collaborativo del CMS si assicurerà anche che ogni informazione associata a un particolare progetto sia sincronizzata e distribuita a tutti i membri del team di progetto su base tempestiva.