Cos'è un file di firma?
Un file di firma è un piccolo file di testo allegato alla fine di un'e-mail.Contiene una firma e altre informazioni, come un numero di telefono o un indirizzo Web.L'uso di uno risparmia tempo ed energia poiché puoi impostarlo in modo da essere allegato ogni volta che invii un'e-mail e non è necessario digitare ripetutamente le stesse informazioni.
La maggior parte dei programmi e servizi di posta elettronica consente la creazione diun file di firma come parte del programma o dell'applicazione.Molti consentono anche di aggiungere un file creato utilizzando un programma di elaborazione testi.In genere, il file può essere aggiunto andando alla sezione "Opzioni" del programma di posta elettronica.
Il contenuto di un file di firma è illimitato.Può contenere testo, collegamenti web e persino foto o opere d'arte.In genere, conterrà una firma oltre alle informazioni di contatto, come un numero di telefono o fax o il collegamento a un sito Web.Molti utenti aziendali aggiungono anche il logo dell'azienda.Spesso, le persone che usano un file di firma nella loro e-mail personale scelgono anche di includere una citazione preferita o dicendo che definisce le loro convinzioni o le ispirano.
Sebbene ci siano molte opzioni quando si utilizza un file di firma, di solito è consigliatoSeguire alcuni protocolli quando creati per uso aziendale.Mantenerlo professionale senza essere eccessivamente informale è di solito il punto chiave da ricordare.Ad esempio, quando si utilizza un file di firma in un'e-mail aziendale, è meglio se si lascia fuori un preventivo personale.Inoltre, si consiglia di lasciare spazio tra l'ultima frase del messaggio e la parte della firma del file.Questo lo mantiene pulito e ordinato e evidenzia facilmente le informazioni di contatto.
Uno dei principali vantaggi nell'avere un file di firma è che la maggior parte delle applicazioni e-mail consente di utilizzare più di un file.Ciò è utile, soprattutto per uso aziendale, in quanto è possibile soddisfare il file per diversi clienti o in diverse fasi del business.Una volta che c'è una relazione consolidata con un cliente, una firma leggermente meno formale potrebbe apparire migliore.Per le persone che inviano e-mail da un account privato, la modifica del file può essere utile per distinguere tra amici, familiari e meno contatti personali.
Sebbene l'uso più comune per un file di firma sia per e-mail, può anche essereutilizzato con altre applicazioni.Alcuni servizi di messaggistica istantanea (IM) consentono di aggiungere uno, così come alcuni gruppi Usenet.È anche comunemente visto anche nei forum di chat.