Cos'è il software di gestione della conoscenza?
Il software di gestione delle conoscenze è uno strumento o una serie di strumenti, utilizzati per raccogliere, organizzare, condividere e rivedere elettronicamente le informazioni aziendali tra una varietà di utenti.Il concetto di gestione della conoscenza (KM) si è sviluppato negli anni '90 mentre le aziende hanno lottato con modi efficaci per gestire e recuperare informazioni aziendali.Sono stati sviluppati sistemi di gestione dei contenuti aziendali, insieme a specifici software di gestione delle conoscenze per facilitare la raccolta e la distribuzione delle conoscenze.Attualmente, ci sono centinaia di diversi strumenti software KM, ciascuno progettato per un tipo specifico di attività.Software.Ad esempio, alcuni software KM gestiscono informazioni su clienti o clienti, per migliorare le vendite e l'assistenza clienti.Un altro tipo può raccogliere informazioni sulle capacità dei dipendenti, i talenti, l'istruzione e la formazione aziendale, per attingere alle competenze che potrebbero essere passate inosservate in passato.Alcuni strumenti gestiscono il flusso di lavoro, forniscono formazione o standardizzano i processi tramite istruzioni o manuali passo-passo.
La gestione della conoscenza inizia con il processo di raccolta delle informazioni disponibili.Documenti cartacei, e -mail, file .pdf o elaborazione testi, disegni o grafici, contenuti Web, documenti scritti a mano, microfilm o microfiche e file digitali sono tutti input possibili.Una conoscenza degli esperti in materia può anche essere scritta e aggiunta alla base di conoscenza.Strumenti speciali possono convertire vari input di informazioni in un formato standard e migliorare la qualità della documentazione risultante.Il set di conoscenze risultanti viene generalmente archiviato in un potente database.
Una volta raccolte le informazioni, altri strumenti software di gestione delle conoscenze vengono utilizzati per gestire le informazioni.Documenti e file possono essere collegati, indicizzati e classificati in modo che siano facilmente scansionati e accessibili dagli strumenti di recupero.Alcune informazioni potrebbero aver bisogno di controllo della versione in modo che gli utenti utilizzino solo le informazioni più aggiornate, mentre le versioni precedenti sono archiviate.Gli strumenti KM consentono a più utenti di collaborare alla creazione di informazioni e alla gestione di un processo di revisione e approvazione.Altre funzionalità possono includere controlli di accesso, capacità di archivio e recupero e conversione in vari tipi di output. Ci sono molti vantaggi aziendali dall'uso del software di gestione delle conoscenze.Riduce la necessità per le aziende di gestire e archiviare grandi quantità di carta o record in vari formati con vari requisiti di archiviazione.Le informazioni possono essere recuperate più velocemente, da una più ampia varietà di fonti e possono essere condivise e controllate più facilmente.Gli strumenti KM consentono agli utenti di raccogliere informazioni sulle informazioni, come metriche, produttività, problemi ricorrenti o comuni e rotture di flusso di lavoro.Per questi motivi, il software di gestione della conoscenza continua a crescere in popolarità, complessità e applicazione pratica.